Prawo

Wprowadzenie wirtualnych kas fiskalnych w branży taksówkarskiej wywołało falę pytań i niepewności. Dlatego kierowcy słusznie pytają: czy aplikacja może zastąpić tradycyjną kasę fiskalną taxi i taksometr? Czy „wirtualny taksometr” jest legalny? Wirtualna kasa fiskalna taxi może zastąpić taksometr? Wątpliwości są absolutnie uzasadnione. Kwestie prawne są jak paragrafy napisane drobnym drukiem, a przecież rozmawiamy o fundamentach Twojego biznesu – o systemie, który odpowiada za rejestrację każdej złotówki i stanowi podstawę rozliczeń z fiskusem. Celem tego artykułu jest nie tylko wyjaśnienie przepisów, ale przede wszystkim zapewnienie Państwu bezpieczeństwa podczas kontroli – by mogli Państwo spokojnie pracować. Dlatego też, przedstawiamy rzetelne informacje, przepisy prawne i również fakty, które potwierdzają, że system ATOS Taxi, współpracujący z wirtualną kasą fiskalną Novitus SDF-1, jest rozwiązaniem w pełni legalnym i zgodnym z obowiązującymi przepisami. 1. Czym jest wirtualna kasa fiskalna taxi? Jeszcze kilka lat temu kasa fiskalna w taksówce oznaczała duże, fizyczne urządzenie, które trzeba było legalizować, serwisować i wymieniać papier. Jednak dziś to przeszłość. Zamiast tego ich miejsce zajęły wirtualne kasy fiskalne taxi – lekkie, mobilne i dostępne w smartfonie kierowcy. Wirtualna kasa fiskalna to oprogramowanie, które spełnia wszystkie funkcje tradycyjnej kasy, czyli rejestruje sprzedaż, wystawia paragony fiskalne i przekazuje dane do Centralnego Repozytorium Kas (CRK). Co istotne, podstawą prawną ich stosowania jest Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 maja 2020 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (Dz.U. 2020 poz. 957). Ponadto, w czerwcu 2025 r. pojawiła się jego aktualizacja – Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania – które doprecyzowało niektóre wymagania techniczne i funkcjonalne dla kas wirtualnych. System ATOS współpracuje z wirtualną kasą fiskalną Novitus SDF-1, która posiada pełną homologację wydaną przez Główny Urząd Miar (GUM). Jest to kasa o zastosowaniu specjalnym, czyli przeznaczona do prowadzenia ewidencji usług przewozu osób samochodem osobowym, w tym taksówką (§ 4 ust. 1 pkt 2 lit. a ww. rozporządzenia). Kluczowa informacja: Homologacja potwierdza, że kasa spełnia wszystkie wymogi techniczne i fiskalne określone przez prawo. Co więcej, dokumenty producenta dostępne są publicznie: 2. Czym jest wirtualny taksometr (i dlaczego to pojęcie wprowadza w błąd)? Na rynku funkcjonuje określenie „wirtualny taksometr”, które brzmi nowocześnie, ale w rzeczywistości – to pojęcie wprowadza w błąd. Jednak w polskim prawie nie istnieje coś takiego jak wirtualny taksometr. Każdy taksometr to urządzenie pomiarowe, które musi posiadać zatwierdzenie typu GUM i podlegać obowiązkowej legalizacji. Nie można więc zastąpić go zwykłą aplikacją w telefonie – byłoby to niezgodne z prawem. System ATOS nie pełni funkcji taksometru. Co więcej, nie mierzy dystansu ani czasu w czasie rzeczywistym. Zamiast tego, jego zadaniem jest przekazanie do homologowanej kasy fiskalnej Novitus SDF-1 danych o cenie umownej – uzgodnionej z pasażerem przed rozpoczęciem kursu. Ten sposób rozliczania jest zgodny z art. 13b ust. 1 ustawy o transporcie drogowym (Dz.U. 2001 nr 125 poz. 1371), który dopuszcza świadczenie usług przewozu osób z wykorzystaniem aplikacji mobilnej ustalającej cenę przejazdu z góry. Nawet w przypadku klienta „z ulicy”, kierowca ustala cenę z góry i wysyła klientowi SMS przed rozpoczęciem trasy, a klient akceptuje te warunki. Tabela: Kluczowa różnica legalna, zapewniająca pewność podczas kontroli. Taksometr System ATOS (Cena Umowna) Mierzy czas i dystans w trakcie kursu. Ustala cenę z klientem przed kursem (cena umowna). Wymaga legalizacji GUM. Nie wymaga legalizacji – nie jest urządzeniem pomiarowym. Dynamicznie nalicza opłatę w trakcie jazdy. Przesyła do kasy fiskalnej dane o uzgodnionej cenie. 3. Na czym polega legalność rozwiązania systemu ATOS? Legalność rozwiązania ATOS Taxi opiera się na dwóch filarach: W tym modelu kierowca i pasażer uzgadniają cenę przed rozpoczęciem kursu, a aplikacja przesyła tę kwotę do kasy fiskalnej. Kasa następnie wystawia paragon z oznaczeniem „CENA UMOWNA”, zgodnie z § 50 ust. 2 lit. n rozporządzenia MF. Ten tryb pracy jest opisany wprost w przepisach – kasa taxi może: W przypadku ATOS, kasa działa właśnie w tym trzecim, dopuszczonym przez prawo trybie. 4. Wykaz aplikacji współpracujących z kasą – jak to naprawdę wygląda? Niektóre publikacje sugerują, że każda aplikacja musi być „wpisana do wykazu GUM”, by mogła działać z kasą. Jednakże to błędna interpretacja § 22 pkt 19 rozporządzenia MF. Zapis ten dotyczy załączników do wniosku producenta kasy o homologację, składanych do Głównego Urzędu Miar (GUM). Jednakże nie nakłada on obowiązku tworzenia lub publikowania wykazu aplikacji dla użytkowników. W praktyce GUM homologuje samą kasę fiskalną, a nie aplikacje mobilne. Jak potwierdził producent kasy (Novitus): „Dokumenty opisane w § 22 pkt 19 są dokumentami wewnętrznymi producenta, składanymi do GUM i nie podlegają publikacji ani dostarczaniu użytkownikom kas. Z kasą NOVITUS SDF-1 mogą współpracować wszystkie aplikacje, które realizują udostępniany przez producenta sposób komunikacji z kasą.” Oznacza to, że ATOS Taxi działa legalnie, ponieważ: Ważny szczegół techniczny: Należy podkreślić nasze ciągłe zaangażowanie w techniczną zgodność. W wersji 1.0.110 Aplikacji Kierowcy poprawiono komunikację z wirtualną kasą fiskalną SDF-1 oraz dodano nowe komunikaty. Tym samym, świadczy to o naszej dbałości o protokoły. 5. Jakie dokumenty kierowca powinien mieć przy kontroli? W przypadku kontroli (np. skarbowej lub drogowej), kierowca korzystający z wirtualnej kasy fiskalnej powinien posiadać: Nie ma obowiązku przedstawiania „wykazu aplikacji współpracujących z kasą” ani dokumentacji składanej przez producenta do GUM. W konsekwencji, homologacja kasy jest wystarczającym dowodem, że producent spełnił wszystkie wymogi formalne. 6. Wirtualna kasa fiskalna taxi – Korzyści dla Kierowcy System ATOS pozwala prowadzić rozliczenia w pełni legalnie i bez użycia fizycznego taksometru. Dzieje się tak, ponieważ dzięki modelowi ceny umownej kierowca działa zgodnie z przepisami, a dodatkowo każdy kurs jest automatycznie rejestrowany w systemie fiskalnym. Zalety wirtualnej kasy fiskalnej dla taksówkarza: Dla kierowców, którzy nadal korzystają z klasycznego taksometru i kasy fiskalnej w pojeździe, system ATOS działa niezależnie od procesu fiskalizacji – służy do obsługi zgłoszeń, przyjmowania kursów i zarządzania zleceniami. Z kolei kierowcy korzystający z modelu ceny umownej rozliczają kursy poprzez zintegrowaną wirtualną kasę fiskalną Novitus SDF-1. 7. Podsumowanie Wirtualna kasa fiskalna taxi stosowana w systemie ATOS Taxi (Novitus SDF-1) jest rozwiązaniem zgodnym z polskim prawem i przepisami fiskalnymi. Co więcej, homologacja kasy wydana przez GUM oraz tryb rozliczania oparty na cenie umownej gwarantują pełną legalność ewidencjonowania usług przewozu osób. System ATOS Taxi: To nowoczesny oraz w