Jakie są wymogi dla aplikacji mobilnej? Co warto wiedzieć?

Aplikacja mobilna spełniająca wymogi ustawy może zastąpić taksometr przy naliczaniu opłat za przewóz. Warunek? Musi współpracować z kasą rejestrującą, w tym z kasą w postaci oprogramowania (tzw. wirtualną). Co ważne, opłata w taksówce może być ustalana albo na podstawie taksometru, albo aplikacji mobilnej wskazanej w art. 13b ustawy o transporcie drogowym.

Podstawa prawna — w skrócie i „po ludzku”

• Prawo o ruchu drogowym (art. 2 pkt 43): definiuje taksówkę i dopuszcza wyliczanie opłaty przez taksometr lub aplikację mobilną.

• Ustawa o transporcie drogowym (art. 13b): precyzuje, że rozliczenie opłaty może odbywać się przy użyciu aplikacji mobilnej, o ile spełnia ona minimalne wymagania i współdziała z kasą (w tym wirtualną).

• Rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z 28.05.2020 r.: opisuje minimalne wymagania funkcjonalne aplikacji oraz zabezpieczenia danych.

• Nowe rozporządzenie MF z 25.06.2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 861): reguluje kasy rejestrujące mające postać oprogramowania (wirtualne), w tym e-paragony i procedury techniczne. Zastępuje starsze regulacje z 2020 r.

Co aplikacja mobilna musi zapewniać (wymogi „must-have”)

1. Obliczanie opłaty zgodnie z prawem
   Aplikacja liczy cenę kursu w oparciu o długość trasy (GPS) oraz parametry przewozu, m.in. planowany czas rozpoczęcia i zakończenia, strefy taryfowe oraz ulgi. Dzięki temu cena jest policzona tak, by dało się ją zweryfikować.

2. Rozliczalność i integralność danych
   Dane z kursów muszą być kompletne, spójne i dostępne do kontroli (kierowca, pojazd, przebieg, czas start/stop, ewentualna „CENA UMOWNA”). Co więcej, wymagana jest możliwość udostępnienia danych klientowi oraz organom kontrolnym.

3. Bezpieczeństwo i wymiana danych
   Jeżeli aplikacja współpracuje z systemem teleinformatycznym, komunikacja musi zapewniać bezpieczeństwo przesyłu i ochronę danych. 

4. Współpraca z kasą (także wirtualną)
   Aplikacja musi współdziałać z kasą rejestrującą — w tym z kasą w postaci oprogramowania — tak, aby wystawić paragon (papierowy lub elektroniczny/e-paragon). Od 1 lipca 2025 r. zasady dla kas wirtualnych reguluje nowe rozporządzenie MF. 

Taksometr czy aplikacja? Kiedy co ma sens

• Taksometr: dobry przy tradycyjnym naliczaniu „czas + kilometr” bez wcześniejszej wyceny.

• Aplikacja mobilna: sprawdza się, gdy chcesz transparentnie podać cenę (np. „cena umowna”) przed rozpoczęciem kursu i jednocześnie zautomatyzować rozliczenia oraz paragony. Co istotne, wiele uchwał miejskich i regulaminów już wprost dopuszcza oba modele — ważne, by wybór był spójny z Twoją polityką cenową i regulacjami lokalnymi. 

Spójrz również na koszt posiadania: taksometr vs. aplikacja + kasa wirtualna

Patrząc szerzej niż sam zakup, kluczowe jest TCO (Total Cost of Ownership), czyli łączny koszt posiadania w czasie.

1. Koszty początkowe (CAPEX)

Taksometr: zakup urządzenia, montaż, kalibracja, plombowanie i konfiguracja taryf. W efekcie koszt „na start” rośnie wraz z liczbą aut. Co więcej, każda zmiana w flocie zwykle oznacza dodatkowe prace.

Aplikacja + kasa wirtualna: zazwyczaj bez montażu sprzętu, tylko aktywacja licencji i konfiguracja profilu floty. Dzięki temu start jest szybszy i, co ważne, tańszy operacyjnie.

2. Koszty bieżące (OPEX)

Taksometr: serwis, aktualizacje taryf, papier do paragonów, przeglądy oraz ewentualne naprawy. W rezultacie koszty narastają z czasem.

Wirtualna kasa: e-paragony i zdalne aktualizacje, a zatem mniej materiałów i serwisu. Ponieważ aktualizacje są software’owe, wdrożysz je jednocześnie na wszystkich autach.

3. Przestoje i serwis

Taksometr: demontaż lub montaż przy zmianie auta czy naprawie powoduje przerwy w jeździe. Tym samym maleją przychody.

Aplikacja + kasa wirtualna: w razie awarii telefonu wystarczy zalogować się na innym urządzeniu. Dzięki temu szybciej wracasz do pracy i ograniczasz przestój.

4. Skalowanie i elastyczność

Taksometr: każdy nowy samochód to kolejny montaż i kalibracja. W praktyce skala zwiększa łączny koszt.

Wirtualna kasa: skalujesz licencjami, a nie sprzętem. Dlatego łatwiej rosnąć sezonowo lub wymieniać pojazdy bez dodatkowych przestojów.

5. Raportowanie i kontrola

Taksometr: raporty często wymagają eksportów i ręcznego zgrywania danych. W konsekwencji analizy zajmują więcej czasu.

Aplikacja + kasa wirtualna: automatyczne zestawienia, historia paragonów i szybkie udostępnianie danych do kontroli. Dzięki temu wszystko masz w jednym systemie.

Wniosek praktyczny: jeżeli zarządzasz flotą 1–100 aut i zależy Ci na szybkim starcie, mniejszej liczbie przestojów oraz niższych kosztach operacyjnych, aplikacja z wirtualną kasą najczęściej wygrywa w TCO. Dzieje się tak, ponieważ ogranicza hardware, serwis i czas wdrożeń.

Najczęstsze błędy (i jak ich uniknąć)

• Brak integracji z kasą → upewnij się, że aplikacja obsługuje wystawianie paragonów (druk lub e-paragon).

• Niepełne dane kursu → kontroluj, czy zapisują się: numer boczny/pojazdu, kierowca, start/stop, trasa lub kilometrówka, taryfa i ewentualne rabaty.

• Słabe zabezpieczenia → korzystaj z rozwiązań, które zapewniają integralność i bezpieczeństwo przy wymianie danych z systemem.

FAQ — krótkie odpowiedzi

Czy aplikacja może całkowicie zastąpić taksometr?
Tak, o ile spełnia wymogi i współdziała z kasą; to legalna alternatywa przewidziana w przepisach [SIP Lex].

Czy muszę mieć fizyczną kasę w aucie?
Nie zawsze. Możesz użyć kasy w postaci oprogramowania (wirtualnej), zgodnie z rozporządzeniem z 25.06.2025 r., i wystawiać e-paragony [Dziennik Ustaw].

Co z „ceną umowną”?
Przepisy przewidują oznaczenie „CENA UMOWNA” oraz zapis wartości tej ceny w danych kursu — ważne, aby było to odzwierciedlone w aplikacji i na paragonie.

Podsumowując (w skrócie)

• Dwie legalne metody naliczania opłaty w taksówce: na podstawie taksometru albo aplikacji mobilnej (PoRD, art. 2 pkt 43 w zw. z UTD, art. 13b).

• Aplikacja mobilna może rozliczać opłatę, jeśli:

  • spełnia minimalne wymagania funkcjonalne i wymogi bezpieczeństwa/rozliczalności,

  • może działać z systemem teleinformatycznym przy bezpiecznej wymianie danych,

  • współdziała z kasą rejestrującą, w tym kasą w postaci oprogramowania (tzw. wirtualną).

• Zakres danych wymaganych przez rozporządzenie MC:

  • obliczanie ceny m.in. na podstawie długości trasy (GPS) oraz parametrów przewozu (czas start/stop, ulgi/rabaty, strefy i stawki),

  • rejestracja informacji o uprawnieniach przedsiębiorcy i kierowcy, pojeździe (nr rejestracyjny, nr boczny), przebiegu kursu (dystans, czas), a także oznaczenie „CENA UMOWNA” i jej wartość (jeśli stosowana),

  • udostępnianie danych elektronicznie: klientowi oraz organom kontroli.

• Wniosek: aplikacja mobilna + kasa wirtualna to pełnoprawna alternatywa dla taksometru – ułatwia raportowanie i często obniża TCO (mniej sprzętu, zdalne aktualizacje, e-paragony).

Zachęcamy do zapoznania się z Rozporządzeniem Ministra Cyfryzacji z dnia 28 maja 2020 r.
w sprawie aplikacji mobilnej służącej do rozliczania opłaty za przewóz osób na podstawie art. 13b ust. 4 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2019 r. poz. 2140 oraz z 2020 r. poz. 875)

Zgodnie z powyżej wskazanym Rozporządzeniem: 

§  2. Aplikacja mobilna oraz aplikacja mobilna działająca przy udziale systemu teleinformatycznego, zwana dalej „aplikacją”, zapewniają:

1) przedsiębiorcy wykonującemu transport drogowy w zakresie przewozu osób na podstawie licencji – funkcjonalność obliczania opłaty za przewóz osób samochodem osobowym, w tym taksówką, z wyjątkiem przewozu okazjonalnego, o którym mowa w art. 18 ust. 4b pkt 2 ustawy
z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym, w oparciu o:

a. wyliczanie orientacyjnej długości trasy przewozu przy użyciu systemu nawigacji satelitarnej,
b. następujące parametry charakteryzujące realizowany przewóz:

– planowany czas rozpoczęcia i zakończenia przewozu,
– przyznane klientowi ulgi i rabaty,
– strefy taryfowe i informacje o cenach i stawkach taryfowych maksymalnych – w przypadku przewozu taksówką;

2) klientowi – funkcjonalność:

a. dostępu do informacji, o których mowa w pkt 1,
b. dokonania opłaty za przewóz.

§  3. Aplikacja zapewnia funkcjonalność umożliwiającą rejestrację informacji o:

1) uprawnieniach przedsiębiorcy wykonującego transport drogowy w zakresie przewozu osób na podstawie licencji i uprawnieniach kierowcy do realizacji przewozu;

2) numerze rejestracyjnym i numerze bocznym taksówki albo numerze rejestracyjnym pojazdu, w przypadku pojazdów innych niż taksówki;

3) realizowanym przewozie w zakresie:
a. przebytej w przewozie drogi,
b. czasie rozpoczęcia i zakończenia przewozu,
c. oznaczenia „CENA UMOWNA”,
d. wartości ceny umownej za przewóz.

§  4. Aplikacja zapewnia możliwość udostępniania w postaci elektronicznej:

1) klientowi – informacji, o których mowa w § 3;
2) podmiotowi uprawnionemu do kontroli wykonywania transportu drogowego – informacji, o których mowa w § 3 pkt 1 i 2.

§  5. Aplikacja zapewnia funkcjonalność umożliwiającą współdziałanie z kasą rejestrującą mającą postać oprogramowania o zastosowaniu specjalnym, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 111b ust. 3 pkt 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r. poz. 106 i 568).

Szukasz innowacyjnego systemu dla taxi z wirtualną kasą fiskalną w aplikacji?

Skontaktuj się z nami:
tel. 422092701
e-mail: biuro@jns.pl