Wymogi dla aplikacji mobilnej w taxi — co naprawdę musisz mieć, żeby działać legalnie
Jakie są wymogi dla aplikacji mobilnej? Co warto wiedzieć? Aplikacja mobilna spełniająca wymogi ustawy może zastąpić taksometr przy naliczaniu opłat za przewóz. Warunek? Musi współpracować z kasą rejestrującą, w tym z kasą w postaci oprogramowania (tzw. wirtualną). Co ważne, opłata w taksówce może być ustalana albo na podstawie taksometru, albo aplikacji mobilnej wskazanej w art. 13b ustawy o transporcie drogowym. Podstawa prawna — w skrócie i „po ludzku” Prawo o ruchu drogowym (art. 2 pkt 43): definiuje taksówkę i dopuszcza wyliczanie opłaty przez taksometr lub aplikację mobilną. Ustawa o transporcie drogowym (art. 13b): precyzuje, że rozliczenie opłaty może odbywać się przy użyciu aplikacji mobilnej, o ile spełnia ona minimalne wymagania i współdziała z kasą (w tym wirtualną). Rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z 28.05.2020 r.: opisuje minimalne wymagania funkcjonalne aplikacji oraz zabezpieczenia danych. Nowe rozporządzenie MF z 25.06.2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 861): reguluje kasy rejestrujące mające postać oprogramowania (wirtualne), w tym e-paragony i procedury techniczne. Zastępuje starsze regulacje z 2020 r. Co aplikacja mobilna musi zapewniać (wymogi „must-have”) Obliczanie opłaty zgodnie z prawemAplikacja liczy cenę kursu w oparciu o długość trasy (GPS) oraz parametry przewozu, m.in. planowany czas rozpoczęcia i zakończenia, strefy taryfowe oraz ulgi. Dzięki temu cena jest policzona tak, by dało się ją zweryfikować. Rozliczalność i integralność danychDane z kursów muszą być kompletne, spójne i dostępne do kontroli (kierowca, pojazd, przebieg, czas start/stop, ewentualna „CENA UMOWNA”). Co więcej, wymagana jest możliwość udostępnienia danych klientowi oraz organom kontrolnym. Bezpieczeństwo i wymiana danychJeżeli aplikacja współpracuje z systemem teleinformatycznym, komunikacja musi zapewniać bezpieczeństwo przesyłu i ochronę danych. Współpraca z kasą (także wirtualną)Aplikacja musi współdziałać z kasą rejestrującą — w tym z kasą w postaci oprogramowania — tak, aby wystawić paragon (papierowy lub elektroniczny/e-paragon). Od 1 lipca 2025 r. zasady dla kas wirtualnych reguluje nowe rozporządzenie MF. Taksometr czy aplikacja? Kiedy co ma sens Taksometr: dobry przy tradycyjnym naliczaniu „czas + kilometr” bez wcześniejszej wyceny. Aplikacja mobilna: sprawdza się, gdy chcesz transparentnie podać cenę (np. „cena umowna”) przed rozpoczęciem kursu i jednocześnie zautomatyzować rozliczenia oraz paragony. Co istotne, wiele uchwał miejskich i regulaminów już wprost dopuszcza oba modele — ważne, by wybór był spójny z Twoją polityką cenową i regulacjami lokalnymi. Spójrz również na koszt posiadania: taksometr vs. aplikacja + kasa wirtualna Patrząc szerzej niż sam zakup, kluczowe jest TCO (Total Cost of Ownership), czyli łączny koszt posiadania w czasie. Koszty początkowe (CAPEX) Taksometr: zakup urządzenia, montaż, kalibracja, plombowanie i konfiguracja taryf. W efekcie koszt „na start” rośnie wraz z liczbą aut. Co więcej, każda zmiana w flocie zwykle oznacza dodatkowe prace. Aplikacja + kasa wirtualna: zazwyczaj bez montażu sprzętu, tylko aktywacja licencji i konfiguracja profilu floty. Dzięki temu start jest szybszy i, co ważne, tańszy operacyjnie. Koszty bieżące (OPEX) Taksometr: serwis, aktualizacje taryf, papier do paragonów, przeglądy oraz ewentualne naprawy. W rezultacie koszty narastają z czasem. Wirtualna kasa: e-paragony i zdalne aktualizacje, a zatem mniej materiałów i serwisu. Ponieważ aktualizacje są software’owe, wdrożysz je jednocześnie na wszystkich autach. Przestoje i serwis Taksometr: demontaż lub montaż przy zmianie auta czy naprawie powoduje przerwy w jeździe. Tym samym maleją przychody. Aplikacja + kasa wirtualna: w razie awarii telefonu wystarczy zalogować się na innym urządzeniu. Dzięki temu szybciej wracasz do pracy i ograniczasz przestój. Skalowanie i elastyczność Taksometr: każdy nowy samochód to kolejny montaż i kalibracja. W praktyce skala zwiększa łączny koszt. Wirtualna kasa: skalujesz licencjami, a nie sprzętem. Dlatego łatwiej rosnąć sezonowo lub wymieniać pojazdy bez dodatkowych przestojów. Raportowanie i kontrola Taksometr: raporty często wymagają eksportów i ręcznego zgrywania danych. W konsekwencji analizy zajmują więcej czasu. Aplikacja + kasa wirtualna: automatyczne zestawienia, historia paragonów i szybkie udostępnianie danych do kontroli. Dzięki temu wszystko masz w jednym systemie. Wniosek praktyczny: jeżeli zarządzasz flotą 1–100 aut i zależy Ci na szybkim starcie, mniejszej liczbie przestojów oraz niższych kosztach operacyjnych, aplikacja z wirtualną kasą najczęściej wygrywa w TCO. Dzieje się tak, ponieważ ogranicza hardware, serwis i czas wdrożeń. Najczęstsze błędy (i jak ich uniknąć) Brak integracji z kasą → upewnij się, że aplikacja obsługuje wystawianie paragonów (druk lub e-paragon). Niepełne dane kursu → kontroluj, czy zapisują się: numer boczny/pojazdu, kierowca, start/stop, trasa lub kilometrówka, taryfa i ewentualne rabaty. Słabe zabezpieczenia → korzystaj z rozwiązań, które zapewniają integralność i bezpieczeństwo przy wymianie danych z systemem. FAQ — krótkie odpowiedzi Czy aplikacja może całkowicie zastąpić taksometr?Tak, o ile spełnia wymogi i współdziała z kasą; to legalna alternatywa przewidziana w przepisach [SIP Lex]. Czy muszę mieć fizyczną kasę w aucie?Nie zawsze. Możesz użyć kasy w postaci oprogramowania (wirtualnej), zgodnie z rozporządzeniem z 25.06.2025 r., i wystawiać e-paragony [Dziennik Ustaw]. Co z „ceną umowną”?Przepisy przewidują oznaczenie „CENA UMOWNA” oraz zapis wartości tej ceny w danych kursu — ważne, aby było to odzwierciedlone w aplikacji i na paragonie. Podsumowując (w skrócie) Dwie legalne metody naliczania opłaty w taksówce: na podstawie taksometru albo aplikacji mobilnej (PoRD, art. 2 pkt 43 w zw. z UTD, art. 13b). Aplikacja mobilna może rozliczać opłatę, jeśli: spełnia minimalne wymagania funkcjonalne i wymogi bezpieczeństwa/rozliczalności, może działać z systemem teleinformatycznym przy bezpiecznej wymianie danych, współdziała z kasą rejestrującą, w tym kasą w postaci oprogramowania (tzw. wirtualną). Zakres danych wymaganych przez rozporządzenie MC: obliczanie ceny m.in. na podstawie długości trasy (GPS) oraz parametrów przewozu (czas start/stop, ulgi/rabaty, strefy i stawki), rejestracja informacji o uprawnieniach przedsiębiorcy i kierowcy, pojeździe (nr rejestracyjny, nr boczny), przebiegu kursu (dystans, czas), a także oznaczenie „CENA UMOWNA” i jej wartość (jeśli stosowana), udostępnianie danych elektronicznie: klientowi oraz organom kontroli. Wniosek: aplikacja mobilna + kasa wirtualna to pełnoprawna alternatywa dla taksometru – ułatwia raportowanie i często obniża TCO (mniej sprzętu, zdalne aktualizacje, e-paragony). Zachęcamy do zapoznania się z Rozporządzeniem Ministra Cyfryzacji z dnia 28 maja 2020 r.w sprawie aplikacji mobilnej służącej do rozliczania opłaty za przewóz osób na podstawie art. 13b ust. 4 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2019 r. poz. 2140 oraz z 2020 r. poz. 875) Zgodnie z powyżej wskazanym Rozporządzeniem: § 2. Aplikacja mobilna oraz aplikacja mobilna działająca przy udziale systemu teleinformatycznego, zwana dalej „aplikacją”, zapewniają: 1) przedsiębiorcy wykonującemu transport drogowy w zakresie przewozu osób na podstawie licencji
