Wirtualna Kasa Fiskalna Taxi – czy jest legalna? WYJAŚNIAMY

Wprowadzenie wirtualnych kas fiskalnych w branży taksówkarskiej wywołało falę pytań i niepewności. Dlatego kierowcy słusznie pytają: czy aplikacja może zastąpić tradycyjną kasę fiskalną taxi i taksometr? Czy „wirtualny taksometr” jest legalny? Wirtualna kasa fiskalna taxi może zastąpić taksometr?

Wątpliwości są absolutnie uzasadnione. Kwestie prawne są jak paragrafy napisane drobnym drukiem, a przecież rozmawiamy o fundamentach Twojego biznesu – o systemie, który odpowiada za rejestrację każdej złotówki i stanowi podstawę rozliczeń z fiskusem.

Celem tego artykułu jest nie tylko wyjaśnienie przepisów, ale przede wszystkim zapewnienie Państwu bezpieczeństwa podczas kontroli – by mogli Państwo spokojnie pracować.

Dlatego też, przedstawiamy rzetelne informacje, przepisy prawne i również fakty, które potwierdzają, że system ATOS Taxi, współpracujący z wirtualną kasą fiskalną Novitus SDF-1, jest rozwiązaniem w pełni legalnym i zgodnym z obowiązującymi przepisami.

1. Czym jest wirtualna kasa fiskalna taxi?

Jeszcze kilka lat temu kasa fiskalna w taksówce oznaczała duże, fizyczne urządzenie, które trzeba było legalizować, serwisować i wymieniać papier. Jednak dziś to przeszłość. Zamiast tego ich miejsce zajęły wirtualne kasy fiskalne taxi – lekkie, mobilne i dostępne w smartfonie kierowcy.

Wirtualna kasa fiskalna to oprogramowanie, które spełnia wszystkie funkcje tradycyjnej kasy, czyli rejestruje sprzedaż, wystawia paragony fiskalne i przekazuje dane do Centralnego Repozytorium Kas (CRK). Co istotne, podstawą prawną ich stosowania jest Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 maja 2020 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (Dz.U. 2020 poz. 957). Ponadto, w czerwcu 2025 r. pojawiła się jego aktualizacja – Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania – które doprecyzowało niektóre wymagania techniczne i funkcjonalne dla kas wirtualnych.

System ATOS współpracuje z wirtualną kasą fiskalną Novitus SDF-1, która posiada pełną homologację wydaną przez Główny Urząd Miar (GUM). Jest to kasa o zastosowaniu specjalnym, czyli przeznaczona do prowadzenia ewidencji usług przewozu osób samochodem osobowym, w tym taksówką (§ 4 ust. 1 pkt 2 lit. a ww. rozporządzenia).

Kluczowa informacja: Homologacja potwierdza, że kasa spełnia wszystkie wymogi techniczne i fiskalne określone przez prawo. Co więcej, dokumenty producenta dostępne są publicznie:

• Homologacja kasy Novitus SDF-1
• Oświadczenie producenta

2. Czym jest wirtualny taksometr (i dlaczego to pojęcie wprowadza w błąd)?

Na rynku funkcjonuje określenie „wirtualny taksometr”, które brzmi nowocześnie, ale w rzeczywistości – to pojęcie wprowadza w błąd. Jednak w polskim prawie nie istnieje coś takiego jak wirtualny taksometr.

Każdy taksometr to urządzenie pomiarowe, które musi posiadać zatwierdzenie typu GUM i podlegać obowiązkowej legalizacji. Nie można więc zastąpić go zwykłą aplikacją w telefonie – byłoby to niezgodne z prawem.

System ATOS nie pełni funkcji taksometru. Co więcej, nie mierzy dystansu ani czasu w czasie rzeczywistym. Zamiast tego, jego zadaniem jest przekazanie do homologowanej kasy fiskalnej Novitus SDF-1 danych o cenie umownej – uzgodnionej z pasażerem przed rozpoczęciem kursu.

Ten sposób rozliczania jest zgodny z art. 13b ust. 1 ustawy o transporcie drogowym (Dz.U. 2001 nr 125 poz. 1371), który dopuszcza świadczenie usług przewozu osób z wykorzystaniem aplikacji mobilnej ustalającej cenę przejazdu z góry. Nawet w przypadku klienta „z ulicy”, kierowca ustala cenę z góry i wysyła klientowi SMS przed rozpoczęciem trasy, a klient akceptuje te warunki.

Tabela: Kluczowa różnica legalna, zapewniająca pewność podczas kontroli.

Taksometr	System ATOS (Cena Umowna)
Mierzy czas i dystans w trakcie kursu.	Ustala cenę z klientem przed kursem (cena umowna).
Wymaga legalizacji GUM.	Nie wymaga legalizacji – nie jest urządzeniem pomiarowym.
Dynamicznie nalicza opłatę w trakcie jazdy.	Przesyła do kasy fiskalnej dane o uzgodnionej cenie.

3. Na czym polega legalność rozwiązania systemu ATOS?

Legalność rozwiązania ATOS Taxi opiera się na dwóch filarach:

1. Homologacji kasy fiskalnej Novitus SDF-1,
2. Modelu rozliczania „ceny umownej” dopuszczonym przez przepisy.

W tym modelu kierowca i pasażer uzgadniają cenę przed rozpoczęciem kursu, a aplikacja przesyła tę kwotę do kasy fiskalnej. Kasa następnie wystawia paragon z oznaczeniem „CENA UMOWNA”, zgodnie z § 50 ust. 2 lit. n rozporządzenia MF.

Ten tryb pracy jest opisany wprost w przepisach – kasa taxi może:

• współpracować z taksometrem,
• być zintegrowana z aplikacją mobilną,
• lub otrzymywać dane o cenie umownej (§ 50 ust. 1–2 rozporządzenia).

W przypadku ATOS, kasa działa właśnie w tym trzecim, dopuszczonym przez prawo trybie.

4. Wykaz aplikacji współpracujących z kasą – jak to naprawdę wygląda?

Niektóre publikacje sugerują, że każda aplikacja musi być „wpisana do wykazu GUM”, by mogła działać z kasą. Jednakże to błędna interpretacja § 22 pkt 19 rozporządzenia MF.

Zapis ten dotyczy załączników do wniosku producenta kasy o homologację, składanych do Głównego Urzędu Miar (GUM). Jednakże nie nakłada on obowiązku tworzenia lub publikowania wykazu aplikacji dla użytkowników. W praktyce GUM homologuje samą kasę fiskalną, a nie aplikacje mobilne.

Jak potwierdził producent kasy (Novitus):

„Dokumenty opisane w § 22 pkt 19 są dokumentami wewnętrznymi producenta, składanymi do GUM i nie podlegają publikacji ani dostarczaniu użytkownikom kas. Z kasą NOVITUS SDF-1 mogą współpracować wszystkie aplikacje, które realizują udostępniany przez producenta sposób komunikacji z kasą.”

Oznacza to, że ATOS Taxi działa legalnie, ponieważ:

• korzysta z homologowanej kasy fiskalnej,
• przekazuje dane w formacie zgodnym z udostępnionym przez producenta protokołem komunikacyjnym (API),
• nie pełni funkcji taksometru, więc nie wymaga legalizacji ani osobnej certyfikacji.

Ważny szczegół techniczny: Należy podkreślić nasze ciągłe zaangażowanie w techniczną zgodność. W wersji 1.0.110 Aplikacji Kierowcy poprawiono komunikację z wirtualną kasą fiskalną SDF-1 oraz dodano nowe komunikaty. Tym samym, świadczy to o naszej dbałości o protokoły.

5. Jakie dokumenty kierowca powinien mieć przy kontroli?

W przypadku kontroli (np. skarbowej lub drogowej), kierowca korzystający z wirtualnej kasy fiskalnej powinien posiadać:

1. Potwierdzenie homologacji kasy fiskalnej (np. Novitus SDF-1 – decyzja GUM),
2. Licencję taxi lub wpis do działalności gospodarczej,
3. Paragon fiskalny (papierowy lub elektroniczny) z oznaczeniem „CENA UMOWNA”,
4. Numer unikatowy kasy widoczny na paragonie (zarejestrowany w CRK).

Nie ma obowiązku przedstawiania „wykazu aplikacji współpracujących z kasą” ani dokumentacji składanej przez producenta do GUM. W konsekwencji, homologacja kasy jest wystarczającym dowodem, że producent spełnił wszystkie wymogi formalne.

6. Wirtualna kasa fiskalna taxi – Korzyści dla Kierowcy

System ATOS pozwala prowadzić rozliczenia w pełni legalnie i bez użycia fizycznego taksometru. Dzieje się tak, ponieważ dzięki modelowi ceny umownej kierowca działa zgodnie z przepisami, a dodatkowo każdy kurs jest automatycznie rejestrowany w systemie fiskalnym.

Zalety wirtualnej kasy fiskalnej dla taksówkarza:

• pewność prawna,
• oszczędność – koniec z corocznymi kosztami legalizacji, serwisów i wymiany sprzętu,
• integracja z homologowaną kasą fiskalną online (Novitus SDF-1),
• szybkie i bezpieczne wystawianie paragonów,
• prostota obsługi – całość w aplikacji kierowcy,
• stała komunikacja z Centralnym Repozytorium Kas,
• szybka i prosta rezygnacja z usługi/zakończenie działalności – znacznie łatwiejsza niż w przypadku konieczności demontażu i formalności związanych z tradycyjnym, zalegalizowanym taksometrem.

Dla kierowców, którzy nadal korzystają z klasycznego taksometru i kasy fiskalnej w pojeździe, system ATOS działa niezależnie od procesu fiskalizacji – służy do obsługi zgłoszeń, przyjmowania kursów i zarządzania zleceniami. Z kolei kierowcy korzystający z modelu ceny umownej rozliczają kursy poprzez zintegrowaną wirtualną kasę fiskalną Novitus SDF-1.

7. Podsumowanie

Wirtualna kasa fiskalna taxi stosowana w systemie ATOS Taxi (Novitus SDF-1) jest rozwiązaniem zgodnym z polskim prawem i przepisami fiskalnymi. Co więcej, homologacja kasy wydana przez GUM oraz tryb rozliczania oparty na cenie umownej gwarantują pełną legalność ewidencjonowania usług przewozu osób.

System ATOS Taxi:

• nie jest „wirtualnym taksometrem”,
• działa w oparciu o homologowaną kasę fiskalną,
• przesyła dane zgodnie z protokołem producenta,
• zapewnia kierowcom bezpieczeństwo podczas kontroli,
• i pozwala na w pełni legalne wystawianie paragonów fiskalnych.

To nowoczesny oraz w pełni zgodny z prawem sposób prowadzenia działalności taxi, ponieważ jest zatwierdzony przez GUM, a także zgodny z ustawą o transporcie drogowym oraz przepisami Ministerstwa Finansów.

Artykuł został przygotowany w oparciu o obowiązujące przepisy oraz konsultowany z prawnikiem. Jeśli masz pytania dotyczące stosowania wirtualnej kasy fiskalnej taxi lub chcesz dowiedzieć się, jak wdrożyć system ATOS Taxi w swojej firmie – zapraszamy do kontaktu.

👉 Wypełnij krótki formularz kontaktowy na stronie atostaxi.pl, a następnie nasz zespół skontaktuje się z Tobą, by przedstawić szczegóły rozwiązania i pomóc w jego wdrożeniu.

Wirtualna Kasa Fiskalna Taxi – potrzebna? Skontaktuj się z nami!

Najczęściej zadawane pytania (FAQ) – Wirtualna Kasa Fiskalna Taxi